Comparative study of the roles and effects of objects transporting system for effectiveness medical support services in hospital

Abstract

Introduction: Time management is very important for healthcare service, especially in hospitals. It takes a lot of time for patients from the first step entering a hospital until the last process finished. New technology and innovation are introduced and implemented in hospitals in order to reduce medical service and process time, especially in document and specimens transporting, which were transported only by messengers in the past. This research was to study problems, issues, benefit and usefulness of objects transporting system usage compare with using messenger.

Method: The data for this research was collected by conducting surveys, questionnaire and interview with system users and non-system users out of 460 samples from main 7 departments of 2 medical school hospitals (131 system users and 329 non-system users). The first hospital has an area of 259,630 sq.m. and was a case study for Pneumatic Tube System and Dumbwaiter, and another medical school hospital with an area of 99,553 sq.m. was a case study for Telelift/Telecar. The data of surveys and interview were used for advantages and disadvantages of the systems usage analyzing. Another part of data were collected from monthly report of system usage and used for system errors and effectiveness analyzing. Also, technical information received from system providers were used for comparison of each system.

Result: The result of survey showed that transporting object by system really helped speed up medical support service more than messenger and also provided high accuracy with less error, lost and damage to the object and maintain high confidentiality of the object. Moreover, user friendliness was another benefit of the system. Both groups of respondents agreed that speed per transaction of the system was faster than messenger.

Discussion and Conclusion: The implementation of object transporting system is still beneficial for medical support services. To use or not to use object transporting systems depends on difference reasons and decisions. There are several object transporting systems which can be used in hospitals and it is important to choose the most proper system with the most effectiveness for the hospital. This research outcome can be used as supportive data for other hospitals or newly opened hospitals before deciding to implement the most proper system. Tables provided in this research can be used as a quick reference for proper system choosing and reduce time to collect new information of each system. Users can simply look up for comparative technical data, cost per transaction, startup cost for system installation and advantages/disadvantages of 3 systems used in hospitals in Thailand as a sample before investing for system installation.

 บทคัดย่อ

บทนำ: การบริหารจัดการเวลาเป็นสิ่งที่สำคัญมากในการให้บริการสุขภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการให้บริการในสถานพยาบาลหรือโรงพยาบาล ในการมาใช้บริการที่โรงพยาบาลแต่ละครั้ง ผู้ป่วยจะต้องใช้เวลาค่อนข้างนาน ตั้งแต่เริ่มรับบริการในจุดแรกจนเสร็จสิ้นขั้นตอนการตรวจ เทคโนโลยีและนวัตกรรมใหม่ๆจึงถูกนำมาใช้ในโรงพยาบาลและการให้บริการทางการแพทย์ เพื่อลดระยะเวลาของกระบวนการตรวจรักษา เช่น ระยะเวลาในการส่งต่อเอกสารทางการแพทย์และสิ่งส่งตรวจทางการแพทย์ต่างๆที่ในอดีตมักถูกส่งต่อโดยพนักงานส่งเอกสาร
วิธีการศึกษา: ศึกษาและเปรียบเทียบปัญหา ประเด็นต่างๆ ประโยชน์ และความคุ้มค่าในการใช้งาน ระหว่างการส่งต่อเอกสารทางการแพทย์และสิ่งส่งตรวจทางการแพทย์โดยพนักงานส่งเอกสารกับการส่งโดยระบบ ทำการเก็บข้อมูลโดยการสัมภาษณ์และแจกแบบสอบถามให้กับ
กลุ่มตัวอย่างจำนวน ๔๖๐ ตัวอย่างจากเจ้าหน้าที่โรงพยาบาลของโรงเรียนแพทย์ ๒ แห่ง ที่มีการติดตั้งและใช้งานระบบขนส่งสิ่งของภายในโรงพยาบาล ซึ่งกลุ่มตัวอย่างแบ่งเป็นผู้ที่ใช้งานระบบส่งสิ่งของจำนวน ๑๓๑ ตัวอ่าง และผู้ใช้การส่งสิ่งของโดยพนักงานส่งของ จำนวน
๓๒๙ ตัวอย่างนอกจากนี้ ยังมีการนำข้อมูลจากรายงานการใช้งานประจำเดือนและข้อมูลด้านเทคนิคของแต่ละระบบมาใช้ในการวิเคราะห์ข้อดีข้อเสียและประสิทธิภาพของระบบแต่ละระบบด้วย
ผลการศึกษา: การขนส่งเอกสารทางการแพทย์และสิ่งส่งตรวจทางการแพทย์ด้วยระบบขนส่ง ทำให้ลดระยะเวลาการให้บริการทางการแพทย์ได้มากกว่าการส่งด้วยพนักงานส่งของ อีกทั้งยังเกิดข้อผิดพลาดและความเสียหายระหว่างการขนส่งน้อยกว่า และยังเก็บรักษาข้อมูลความลับของผู้ป่วยได้เป็นอย่างดี และระบบยังใช้งานง่าย จากการสัมภาษณ์และเก็บข้อมูลพบว่า
กลุ่มตัวอย่างทั้งสองกลุ่มเห็นพ้องกันว่าการส่งเอกสารทางการแพทย์และสิ่งส่งตรวจต่างๆผ่านระบบ มีความรวดเร็วกว่าการส่งด้วยพนักงาน ทว่า มีผู้ใช้งานบางท่านเห็นว่าแม้การส่งเอกสารและสิ่งส่งตรวจโดยพนักงานจะช้ากว่าการส่งโดยระบบ แต่หน่วยงานสามารถควบคุมการปฏิบัติของพนักงานส่งของได้

วิจารณ์ และสรุปผลการศึกษา: การติดตั้งระบบส่งเอกสารและสิ่งส่งตรวจเป็นประโยชน์อย่างมากต่อการให้บริการทางการแพทย์ หากแต่ยังมีปัจจัยหลายอย่างที่ควรพิจารณาก่อนการติดตั้งระบบ เพื่อเลือกใช้ระบบที่มีประสิทธิภาพสูงสุดและเหมาะสมต่อการใช้งานมากที่สุด ข้อมูลและผลที่ได้รับจากการศึกษานี้ สามารถนำมาเป็นข้อมูลสนับสนุน สำหรับโรงพยาบาลเปิดใหม่และโรงพยาบาลอื่นๆ เพื่อประกอบการพิจารณาคัดเลือกระบบที่เหมาะสมและคุ้มทุน