การนำแนวคิด LEAN พัฒนากระบวนการให้บริการระบบจองรถยนต์ออนไลน์

บทคัดย่อ

ความสำคัญของปัญหา: การขอใช้รถยนต์ราชการเป็นการส่งแบบฟอร์มขอใช้รถมายังหน่วย
งานยานพาหนะ หน่วยงานที่ให้บริการมีจำนวนมาก อาคารตั้งอยู่กระจัดกระจายและห่างไกลกัน เนื่องจากการขอใช้บริการรถยนต์เพิ่มขึ้นตามจำนวนภาระงานของหน่วยงานต่าง ๆ ในแต่ละวันซึ่งมีกระบวนการที่ซ้ำ ซับซ้อน ยุ่งยาก จึงเล็งเห็นความจำเป็นในการพัฒนากระบวนการให้บริการการขอใช้รถราชการออนไลน์

วัตถุประสงค์: เพื่อวิเคราะห์กระบวนการ ลดระยะเวลาการปฏิบัติงานที่สูญเปล่า ลดระยะเวลาในการให้บริการและปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงาน

วิธีดำเนินการวิจัย: ทำการวิเคราะห์ว่าอะไรคือคุณค่าของหน่วยงานยานพาหนะที่จะมอบให้กับผู้รับบริการ  โดยกำหนดเป้าหมายไว้ว่าการให้บริการรถยนต์ที่ครบวงจร  จากนั้นวิเคราะห์กระบวนการให้บริการรถยนต์ราชการตั้งแต่เริ่มต้นไปจนถึงจุดสิ้นสุดที่บริการไปถึงมือผู้ขอใช้บริการ จากนั้นสร้างขั้นตอนการทำงานให้ลื่นไหลต่อเนื่องไม่ติดขัด โดยการบูรณาการพัฒนากระบวนการให้บริการตามที่ผู้ขอใช้บริการจองรถยนต์ผ่านระบบออนไลน์เท่านั้น และทำการวัดผลและการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง โดยการประยุกต์ใช้เทคนิค PDCA

ผลการศึกษา: ระยะเวลาการรออนุมัติขอใช้รถยนต์ลดเหลือ 1 วัน, ลดระยะเวลาของกระบวนการทั้งหมดลง 49.66%, ลดจำนวนผู้เดินเรื่องใบขอใช้รถลง 100%, ลดขั้นตอนกระบวนการทำงานลงได้ 3 ขั้นตอน

สรุป: จากผลการนำแนวคิด LEAN มาใช้พบว่า ระยะเวลาการรออนุมัติลดลงจาก 2 วัน เหลือเพียง 1 วัน  ระยะเวลาของกระบวนการทั้งหมดลดลงราวครึ่งหนึ่ง และไม่จำเป็นต้องใช้ผู้เดินเอกสารต่อไป  ขั้นตอนกระบวนการทำงานลดจาก 10 กระบวนการ เหลือ 7 กระบวนการ  ซึ่งได้มีการบูรณาการการพัฒนาร่วมกับงานสารสนเทศในการจัดทำระบบและการนำเข้าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์