การพัฒนาระบบบริหารจัดการวัสดุสิ้นเปลือง โรงพยาบาลพระปกเกล้า
Main Article Content
Abstract
ระบบบริหารจัดการพัสดุโดยเฉพาะวัสดุสิ้นเปลืองของฝ่ายพัสดุและบำรุงรักษา โรงพยาบาลพระ ปกเกล้า ยังมีความหลากหลายในการปฏิบัติ เป็นการขอซื้อวัสดุสิ้นเปลืองโดยผู้ใช้เป็นส่วนใหญ่ ทำให้ การจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลืองมีความหลากหลายไม่เป็นมาตรฐานเดียวกัน และมูลค่าการจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลือง ของโรงพยาบาลในแต่ละปีมีมูลค่าสูง ผู้วิจัยในฐานะหัวหน้าฝ่ายพัสดุและบำรุงรักษา จึงต้องการพัฒนา ระบบบริหารจัดการวัสดุสิ้นเปลืองให้มีความถูกต้อง เกิดประโยชน์สูงสุดต่อผู้ป่วย องค์กร และตอบ สนองความต้องการของผู้ใช้พัสดุได้อย่างเพียงพอและทันต่อความต้องการ
วัตถุประสงค์ : 1. เพื่อพัฒนาระบบบริหารจัดการวัสดุสิ้นเปลือง โรงพยาบาลพระปกเกล้า 2. เพื่อเปรียบเทียบค่าใช้จ่าย ราคาการจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลืองต่อหน่วย ก่อนและหลังการพัฒนาการ บริหารจัดการวัสดุสิ้นเปลือง
วิธีการศึกษา : เป็นการวิจัยเชิงปฏิบัติการ (action research)1 ได้ดำเนินการโดยการวิเคราะห์ระบบบริหารจัดการ โดยใช้การวิเคราะห์ช่องว่าง (gap analysis) ในระบบการจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลือง วางแผน ดำเนินการ พัฒนาระบบบริหารจัดการวัสดุสิ้นเปลือง โดยใช้แนวคิดการมีส่วนร่วม (participation) ของผู้มีส่วนได้ ส่วนเสีย และประเมินผลหลังการพัฒนาระบบบริหารจัดการวัสดุสิ้นเปลือง โดยเปรียบเทียบค่าใช้จ่าย ต่อหน่วย ในการจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลือง ก่อนและหลังการพัฒนาระบบบริหารจัดการวัสดุสิ้นเปลือง
ผลการศึกษา : การพัฒนาระบบบริหารจัดการวัสดุสิ้นเปลือง มีการดำเนินการทบทวนรายการวัสดุสิ้นเปลืองที่ ใช้ในโรงพยาบาล โดยคณะกรรมการบริหารวัสดุการแพทย์ เวชภัณฑ์ที่มิใช่ยา และวัสดุวิทยาศาสตร์ การแพทย์ ที่ประกอบด้วยผู้บริหารระดับสูง ผู้ใช้วัสดุสิ้นเปลือง และเจ้าหน้าที่พัสดุ โดยให้ผู้ใช้วัสดุสิ้น เปลืองจัดทำแผนความต้องการ การใช้วัสดุสิ้นเปลืองทั้งปี เพื่อให้สามารถจัดซื้อได้ถูกต้องตามระเบียบ พัสดุ นำรายการวัสดุสิ้นเปลืองในรายการที่มีมูลค่าการใช้ทั้งปีมากกว่า 1 แสนบาท มาจัดซื้อโดยวิธี สอบราคา ประกวดราคาด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ e-Auction ทำให้เกิดการแข่งขันในการเสนอ ราคา และมีอำนาจในการต่อรองราคาสูง ซึ่งในการพัฒนาระบบบริหารจัดการวัสดุสิ้นเปลือง พบว่า หมวดวัสดุสิ้นเปลืองจำนวน 10 หมวด รายการที่ต้องจัดซื้อโดยการสอบราคาขึ้นไป มีจำนวนทั้งหมด 582 รายการ ดำเนินการจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลือง แล้วเสร็จจำนวน 315 รายการ คิดเป็นร้อยละ 54.12 การ ดำเนินการดังกล่าว ทำให้ราคาการจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลืองต่อหน่วยลดลง จากที่กำหนดวงเงินการจัดซื้อ เป็นจำนวนเงิน 171,464,258.99 บาท แต่สามารถจัดซื้อได้จริงเป็นจำนวนเงิน เพียง 155,889,415.79 บาท เท่านั้น ทำให้โรงพยาบาลพระปกเกล้า สามารถประหยัดงบประมาณในการจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลือง ได้ถึง 15,574,843.20 บาท
สรุป : แนวทางการพัฒนาระบบบริหารจัดการวัสดุสิ้นเปลือง ที่จัดทำขึ้นส่งผลดีอย่างมากต่อโรงพยาบาล พระปกเกล้า ในเรื่องการจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลือง ทำให้ได้วัสดุสิ้นเปลืองที่มีคุณภาพ ตรงตามความต้องการ ของผู้ใช้วัสดุสิ้นเปลือง (จากการกำหนดคุณลักษณะของวัสดุสิ้นเปลือง) และดำเนินการในรูปคณะ กรรมการโดยผู้ใช้มีส่วนร่วมทุกขั้นตอน ซึ่งการจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลือง เป็นวิธีแบบแข่งขัน เกิดความ โปร่งใสในการจัดซื้อ ราคาการจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลืองต่อหน่วยลดลง ส่งผลให้สามารถประหยัดค่าใช้จ่าย หรือ งบประมาณได้เป็นจำนวนมากถึง 15 ล้านบาท ในระยะเวลา 6 เดือน
Inventory Management System Development, Phrapokklao Hospital
Background : The inventory management system about purchasing supplies in the Supply and Maintenance unit at Prapokklao Hospital is at high variation because the hospital supplies are mostly requested by hospital users, varying the supply procurement without using a single standard. As a result, the purchasing process of the unit is at risk of offending procurement government regulations. Therefore, an accurate and beneficial inventory management system is needed to ensure maximum benefits to meet the needs of patients, organization, and hospital supply users with sufficient supplies and demands.
Objective : The purposes of this study were to develop the inventory management system of Prapokklao Hospital and to compare the costs of purchasing systems before and after the inventory management system development.
Method : An action research was applied. The analysis of the management system was performed by using the gap analysis in the procurement system. The plan and method of the inventory management system were performed. The pre cost per unit in the supply procurement of the inventory management system was compared with the cost after the inventory management system development.
Results : In the inventory management system development, the executive review board personnel consisting of the chief executive officers, hospital supply users, and the procurement personnel reviewed the list of supplies that were used in the hospital and developed the annual supply procurement plan to ensure the accuracy of supply procurement purchasing regulations. According to the purchasing regulations, the consumable supplies on the list that were worthy for a whole year more than one hundred thousand baht were purchased by putting forward the prices through the electronic means (E auction), leading to the competitions in the bidding process that was fair, transparent, equitable, accountable, and powerful in price negotiations. After the inventory management system was developed, ten sets of supply items were categorized. The total of 582 completed supply procurements had to be purchased by testing prices. Only 315 out of 582 items (54.12 percent) of supply procurement purchase were finished, resulting in the supply procurement purchase per unit of the hospital was dramatically decreased from the minimum limit of the purchase amounting 171,464,258.99 baht affordable to 155,889,415.79 baht. Therefore, the developed inventory management system helped save the hospital budget for purchasing the supplies for 15,574,843.20 baht.
Conclusion : The inventory management system development is greatly beneficial to Prapokklao Hospital in terms of saving the budget by purchasing high quality supplies that meet the user needs. The required features of the supplies were set by the hospital committees with the user-involvement process. This developed procurement system is a competitive package that leads to fair and transparent supply procurement process in the hospital. The purchase price per unit decreases, which can result in savings the supply budget for a lot more than 15 million baht during six months.