โครงการวิจัยความคุ้มทุนและความพึงพอใจของการสื่อสารด้วยระบบจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์เทียบกับการส่งจดหมายกระดาษภายในภาควิชาตจวิทยา

บทคัดย่อ

วัตถุประสงค์: การศึกษานี้มุ่งเน้นในการประมาณต้นทุนและประสิทธิภาพของระบบแจ้งเวียนอิเล็กทรอนิกส์เทียบกับการเวียนเอกสารด้วยกระดาษ และเปรียบเทียบความพึงพอใจในการรับบริการของทั้งสองอย่าง

วิธีการ:  การศึกษาแบบตัดขวางของการเวียนเอกสารของภาควิชาตจวิทยา ในปี พ.ศ. 2560 โดยด้านต้นทุนของระบบแจ้งเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีค่าเขียนโปรแกรมและค่าดูแลระบบ เทียบกับต้นทุนของการเวียนเอกสารด้วยกระดาษที่มีค่าถ่ายเอกสารและค่าใช้จ่ายในการจ้างผู้เดินส่งเอกสาร นอกจากนี้ ผู้วิจัยจึงมุ่งเน้นด้านความพึงพอใจและความถูกต้องในการรับบริการของทั้งสองอย่างเปรียบเทียบกันด้วย

ผลการศึกษา: ต้นทุนของการเวียนเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์คือค่าใช้จ่ายในการเขียนโปรแกรมซึ่งเท่ากับ 16,794 บาท โดยโปรแกรมสามารถใช้ได้อย่างน้อย 5 ปีโดยไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายในการดูแลเรื่องโปรแกรม เทียบกับค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเวียนเอกสารทางกระดาษโดยใช้ข้อมูลที่เก็บย้อนหลัง 1 ปีพบว่า มีค่าถ่ายเอกสาร 18,200 บาท, ค่าจ้างผู้เดินส่งแจกจ่ายเอกสาร 46,728 บาท รวมค่าใช้จ่ายของการเวียนเอกสารทางกระดาษเท่ากับ 64,928 บาทต่อปี ซึ่งมีค่าประโยชน์โดยดูจากการประมาณต้นทุนของค่าเวียนเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์น้อยกว่าการเวียนทางกระดาษ 58,134 บาท

ในด้านของความพึงพอใจพบว่า อัตราความพึงพอใจของผู้รับบริการของการเวียนเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์คิดเป็นร้อยละ 67.7 และทางกระดาษคิดเป็นร้อยละ 6.2 สำหรับความถูกต้องของการได้รับเอกสารพบว่า ความผิดพลาดในการเวียนเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ คิดเป็นร้อยละ 13.8 และทางกระดาษ คิดเป็นร้อยละ 92.4

สรุป: ระบบเวียนเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์มีต้นทุนต่ำกว่าการเวียนเอกสารทางกระดาษ และได้รับความพึงพอใจจากผู้รับบริการที่มากกว่า และมีความถูกต้องในการส่งเอกสารมากกว่า